Posiadasz już kasę fiskalną online i zastanawiasz się, jak być zawsze gotowym na ewentualną kontrolę urzędu skarbowego? Oto, o czym musisz pamiętać i jakich obowiązków należy regularnie dopełniać.

1. Przegląd techniczny kasy fiskalnej

Pierwszym i najważniejszym obowiązkiem jest przegląd techniczny kasy fiskalnej.
Zgodnie z przepisami, należy go wykonywać cyklicznie co 2 lata. Chęć wykonania przeglądu należy zgłosić do swojego serwisu kas fiskalnych z odpowiednim wyprzedzeniem — nie wolno przekroczyć terminu, ponieważ grożą za to konsekwencje karne.

2. Numer ewidencyjny kasy

Kasa fiskalna otrzymuje numer ewidencyjny w momencie fiskalizacji. Można go znaleźć zazwyczaj na pierwszej stronie książki serwisowej.

Numer ten musi znajdować się również na samej kasie — w formie naklejki lub odręcznie naniesiony markerem. Podczas kontroli urzędnik skarbowy sprawdzi jego obecność. Brak oznaczenia może zostać potraktowany jako uchybienie.

3. Obowiązek wydawania paragonów

Choć może się to wydawać oczywiste, nie można zapominać o wydawaniu paragonów klientowi. Za każdym razem należy wykonać gest wydania paragonu — nawet jeśli klient go nie przyjmie.

Warto pamiętać, że urzędnicy skarbowi przeprowadzają czasem kontrole w sposób incognito, jako tzw. „tajemniczy klient”. Brak wydania paragonu może skutkować mandatem lub karą administracyjną.

4. Poprawna data, godzina i połączenie z internetem

Z technicznych kwestii ważne są:

• Aktualna data i godzina na urządzeniu
  
  

• Stabilne połączenie z internetem
  
  

W kasach fiskalnych online poprawna synchronizacja zegara zależy właśnie od dostępu do sieci. Jeśli kasa nie może połączyć się z internetem, wyświetli stosowny komunikat lub ikonę błędu. W takim przypadku należy sprawdzić ustawienia sieci, a w razie potrzeby skontaktować się z serwisem.

5. Książka serwisowa kasy fiskalnej

Książka serwisowa to obowiązkowy dokument, który musi znajdować się w miejscu pracy kasy. Nie wolno jej zgubić ani przechowywać w innym miejscu — to właśnie z niej urzędnik skarbowy czerpie informacje podczas kontroli.

Zgubienie książki nie jest tragedią, ale wymaga odpowiednich kroków. Co zrobić w takiej sytuacji, opisaliśmy w osobnym artykule.