1. Wprowadzenie: co zmienia nowa ustawa

Od 1 października 2025 roku w Polsce wejdzie w życie nowy system kaucyjny, zgodnie ze zmianami w ustawie o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi.  Celem tego systemu jest promowanie recyklingu, zmniejszenie odpadów i kształtowanie gospodarki w obiegu zamkniętym.

Sprzedawcy, producenci i konsumenci będą mieli nowe obowiązki związane z naliczaniem, ewidencjonowaniem i zwrotem kaucji. W szczególności dotyczyć to będzie opakowań plastikowych, szklanych i metalowych (puszek).

2. Zakres objęcia i stawki kaucji

Nowy system obejmie następujące rodzaje opakowań:

·         Butelki plastikowe (PET lub inne tworzywo) o pojemności do 3 l 

·         Puszki metalowe (np. aluminiowe) o pojemności do 1 l 

·         Butelki szklane wielokrotnego użytku do pojemności 1,5 l 

Stawki kaucji będą następujące (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska) :

·         Opakowania plastikowe do 3 l: 0,50 zł

·         Puszki metalowe do 1 l: 0,50 zł

·         Opakowania szklane (wielokrotnego użytku) do 1,5 l: 1,00 zł

Warto podkreślić, iż kaucja nie będzie podnosić ceny półkowej – zostanie doliczona dopiero przy kasie, w momencie sprzedaży produktu objętego systemem. 

3. Wyjątki i okres przejściowy – co z opakowaniami „starych” typów?

Nie każde opakowanie będzie objęte nową kaucją, nawet jeśli materiał pasuje (plastik, szkło, metal). Ważne warunki:

·         Wymagane oznakowanie: tylko opakowania z logotypem systemu kaucyjnego lub innym oznaczeniem wskazującym, że są objęte kaucją, będą podlegać naliczaniu kaucji. 

·         Okres przejściowy: opakowania niewyposażone w oznakowanie mogą być wprowadzane do obrotu przez ograniczony czas, ale do wyczerpania zapasów lub do końca 2025 roku. 

·         Opakowania po mleku i produktach mlecznych: zostały wyłączone z systemu kaucyjnego i nie będą objęte mechanizmem naliczania kaucji. 

·         Szklane opakowania jednorazowe – temat podlega analizie i nie zostały formalnie objęte systemem w obecnej wersji ustawy. 

W praktyce oznacza to, że wiele „starych” butelek i puszek używanych dziś w sklepach nie zostanie objętych systemem, dopóki producent lub dystrybutor nie wprowadzą ich w wersji z oznakowaniem kaucyjnym.

4. Obowiązki sklepów: sprzedaż kaucji i odbiór opakowań

Sprzedaż – obowiązek każdy sklep, który sprzedaje napoje objęte systemem

Każdy sklep, który oferuje napoje w opakowaniach kwalifikowanych do systemu kaucyjnego, obowiązkowo przystąpi do systemu i musi naliczać kaucję klientowi przy sprzedaży. 

Odbiór opakowań od konsumentów (zwrot) – różnice wg wielkości sklepu

·         Sklepy i placówki handlowe o powierzchni powyżej 200 m² mają obowiązek przyjmowania pustych opakowań objętych systemem i zwracania kaucji klientowi. 

·         W sklepach poniżej 200 m² obowiązek obowiązuje tylko w odniesieniu do opakowań szklanych — odbiór plastikowych i metalowych puszek jest dobrowolny. (Ten wyjątek może być przedmiotem interpretacji i ewentualnych regulacji wykonawczych.)

W związku z tym, mniejsze sklepy będą mogły zdecydować, czy chcą pełnić funkcję punktu zwrotu dla plastikowych opakowań i puszek — ale muszą przyjmować szklane, jeśli sprzedają je objęte kaucją.

5. Rejestracja sprzedaży i zwrotów kaucji na kasach fiskalnych

To kluczowy aspekt wdrożenia — wiele błędów może wystąpić na etapie programowania i obsługi kasy fiskalnej. Poniżej kroki, które należy wziąć pod uwagę:

a) Zaprogramowanie opakowań zwrotnych w kasie

·         W kasie fiskalnej należy utworzyć specjalne pozycje towarowe dla opakowań objętych kaucją (zwrotne opakowania).

·         Te opakowania trzeba „dowiązać” do właściwych napojów (towarów), tak aby przy sprzedaży napoju program kasowy automatycznie dodał pozycję opakowania zwrotnego z odpowiednią stawką kaucji.

·         Dzięki temu paragon zawiera dwie pozycje (lub jedną pozycję z rozbiciem): napój + opakowanie zwrotne (kaucja).

·         W momencie zwrotu opakowania należy zarejestrować osobną pozycję „zwrot opakowania” (np. jako korektę lub pozycję ujemną), aby wycofać tę część wartości kaucji.

b) Zasada „kaucja idzie za opakowaniem”

Istotne jest, by każda transakcja zawierała sprzedaż kaucji i później zwrot kaucji — nie można pomijać którejś z tych czynności. Raport sprzedaży opakowań (raport kasowy) umożliwi zbiorcze podsumowanie, ile opakowań zwrotnych zostało sprzedanych i ile zwróconych.

c) Raportowanie i kontrola

·         Na koniec dnia lub innego okresu kasowego można wygenerować raport sprzedaży opakowań zwrotnych — oddzielnie dla sprzedaży i zwrotów.

·         W razie kontroli (np. ze strony Inspekcji Ochrony Środowiska lub innych organów), takie raporty będą stanowić dokumentację poprawnego działania systemu na poziomie sklepu.

d) Integracja z systemami POS lub programami pomocniczymi

Nie zawsze kasa fiskalna samodzielnie wystarczy. W praktyce większość sklepów zdecyduje się na integrację z systemami POS, które obsługują logikę kaucji, generują automatycznie odpowiednie pozycje i raporty. 

6. Programy wsparcia — przykład Kaucyjni.pl

Jednym z rozwiązań, które pomagają detalistom w obsłudze systemu kaucyjnego, jest Kaucyjni.pl.

·         Platforma ta oferuje rozwiązania technologiczne integrujące się z kasami fiskalnymi (np. Novitus, Elzab) w celu uproszczenia obsługi kaucji i zwrotów. 

·         Wersja aplikacji mobilnej umożliwia ręczną obsługę zwrotów opakowań poza kasą fiskalną — co może przyspieszyć obsługę w dużych sklepach. 

·         Platforma oferuje też panel raportowy, automatyczne rozliczenia i historię transakcji, co ułatwia prowadzenie ewidencji i dokumentacji dla potrzeb kontroli. 

Dla sklepów i detalistów, szczególnie tych mniejszych, takie narzędzie może być „pomocnikiem”, który zmniejszy ryzyko błędów i usprawni codzienną obsługę.

7. Praktyczne wskazówki i najczęstsze pułapki

·         Sprawdź zgodność kas i oprogramowania — nie wszystkie modele kas fiskalnych będą domyślnie obsługiwać pozycje opakowań zwrotnych; może być konieczna aktualizacja oprogramowania lub skorzystanie z dostawców rozwiązań integracyjnych.

·         Szkolenie personelu — obsługa zwrotów i sprzedaży opakowań kaucyjnych wymaga zrozumienia mechanizmu: kiedy dodać kaucję, kiedy wykonać zwrot, jak interpretować paragon.

·         Unikaj pomijania pozycji opakowania — nie wolno „zapomnieć” nabić pozycji kaucji ani pominąć zwrotu.

·         Kontrola stanów opakowań — monitoruj, ile opakowań zostało sprzedanych vs. ile zwróconych, aby zapobiec brakom lub nadużyciom.

·         Zwróć uwagę na oznakowanie opakowań — tylko prawidłowo oznakowane opakowania objęte są systemem; jeśli opakowanie nie ma znaku, kaucja nie obowiązuje.

·         Bądź przygotowany na okres przejściowy — w pierwszym etapie (październik–grudzień 2025) system może działać w trybie stopniowym, a opakowania kaucyjne będą wprowadzane falami. 

8. Podsumowanie

Nowy system kaucyjny, który zacznie obowiązywać od 1 października 2025 r., będzie istotną zmianą dla całego sektora handlowego. Wprowadzenie kaucji na plastikowe, szklane i metalowe opakowania wymaga od sprzedawców:

·         właściwego zaprogramowania kas fiskalnych (pozycje opakowań zwrotnych),

·         rejestrowania sprzedaży i zwrotów,

·         wygenerowania raportów z opakowań,

·         w przypadku większych sklepów — automatycznego odbioru opakowań i zwrotu kaucji konsumentowi,

·         ewentualnej współpracy z firmami technologicznymi (np. Kaucyjni.pl), które wspierają integrację i obsługę procesu.

Dobrze zaplanowane wdrożenie, szkolenie personelu i wybór odpowiednich rozwiązań informatycznych pozwolą ograniczyć błędy i sprawnie obsługiwać zmiany.